Online rezervace: kdy se vyplatí a jak ji nastavit

Telefon zvoní ve chvíli, kdy máte v ruce nůžky, štětec nebo vodítko. Když ho nemůžete zvednout, část zájemců zavolá později a část může oslovit jinou provozovnu. Když ho zvednete, zdržíte klienta, který právě sedí u Vás. Online rezervace umožní vybrat termín i bez hovoru: klient si ho zvolí sám, kdykoli se mu to hodí, a Vám přijde potvrzení.

Neznamená to ale, že ji potřebuje každý. Projdeme si, kdy se rezervační systém vyplatí, co by měl umět a jak ho nastavit krok za krokem.

Kdy se online rezervace vyplatí

Rezervační systém dává smysl především tam, kde se dá předem určit délka služby a dostupné časy. Typicky:

• kadeřnictví, holičství, kosmetika, nehty a masáže,
• lekce, doučování a konzultace,
• péče o zvířata, třeba stříhání psů nebo hlídání,
• autokosmetika, úklid nebo organizace domácností na pevné časy.

Vyplatí se hlavně tehdy, když Vás telefony vytrhávají z práce, když se klienti často objednávají večer a o víkendu, nebo když se k Vám pravidelně vracejí. Stálý klient si další termín zarezervuje za minutu a nemusí čekat, až budete mít volnou ruku.

Modelová situace: kosmetička při ošetření nemůže odpovídat na telefon. Klientka si na webu vybere službu i volný termín a obě dostanou potvrzení. Kosmetička nemusí nikomu volat zpátky.

Kdy ještě počkat

Rezervace není řešení na všechno. Když se každá zakázka nejdřív musí nacenit, jako u řemesel nebo zakázkové výroby, poslouží lépe poptávkový formulář nebo kalkulačka ceny. Když délku práce nedokážete odhadnout ani zhruba, nechte termín na osobní domluvě. A při několika rezervacích měsíčně zvažte, jestli Vám pohodlí pro klienty a méně domlouvání vyváží cenu systému.

Co má umět rezervační systém

Nástrojů je spousta a liší se cenou i možnostmi. Ať vyberete kterýkoli, ověřte si, že zvládne tohle:

• Nabízet jen opravdu volné časy. Systém má při nabídce termínů zohlednit pracovní dobu, přestávky, dovolenou a další obsazené časy, ideálně přímo z Vašeho kalendáře. Tak nevzniknou dvě rezervace na stejný čas.
• Délku služby a rezervu mezi termíny. Barvení trvá déle než stříhání a mezi klienty potřebujete čas na úklid.
• Potvrzení e-mailem klientovi i Vám, se všemi údaji o termínu.
• Připomínku před termínem, aby klienti nezapomínali. Že připomínky pomáhají, ukazuje i výzkum ze zdravotnictví níže.
• Zrušení nebo přesun odkazem, do lhůty, kterou si určíte sami.
• Zálohu kartou, pokud se Vám stává, že lidé nedorazí. Nemusíte ji chtít hned, ale je dobré mít tu možnost.
• Rezervace pro více lidí, pokud v provozovně nepracujete sami.

Jde o relativní rozdíl, ne o 14 procentních bodů. Výsledek navíc pochází ze zdravotnictví a nedá se jednoduše přenést na salon nebo na připomínky e-mailem. Ukazuje ale, že připomínka před termínem má smysl.

Jak rezervační systém nastavit krok za krokem

1. Sepište služby, délky a ceny

U každé služby určete délku, cenu a potřebnou rezervu před ní nebo po ní. Zkontrolujte, že čas na přípravu a úklid nezapočítáváte dvakrát, jednou do délky služby a podruhé do rezervy. Služby s nepředvídatelným rozsahem nabídněte jako poptávku. Pokud jim předchází konzultace s pevnou délkou, dejte do rezervací právě ji.

2. Nastavte pracovní dobu a předstih rezervací

Pracovní doba, přestávky, jak daleko dopředu si lidé mohou termín vybrat a nejpozději kolik hodin předem. Rezervaci na nejbližší hodinu povolte jen tehdy, když si jí opravdu stihnete všimnout.

3. Domyslete pravidla rušení

Napište je jednoduše a jednou větou, například: „Termín můžete zrušit nejpozději 24 hodin předem.“ Pravidla patří do potvrzovacího e-mailu i na web, aby je klient viděl dřív, než se objedná.

4. Vyberte řešení

Máte v zásadě tři možnosti:

• Samostatný rezervační systém. V Česku jsou rozšířené například Reservio nebo Reenio. Mají vlastní rezervační stránku a aplikaci. Tarify se liší počtem rezervací, připomínkami i cenou, tak je před výběrem porovnejte.
• Rezervační stránka v Kalendáři Google. Základní stránku si může vytvořit každý, pokročilejší funkce, například připomínky e-mailem nebo placené rezervace, jsou podle nápovědy Googlu jen v placeném předplatném.
• Rezervační systém přímo na webu. Klient zůstává na Vašem webu, rezervace vypadá jako zbytek stránky a údaje o klientech máte u sebe. Jak to vypadá, si můžete vyzkoušet v ukázce pod článkem.

5. Přidejte odkaz na místa, kde Vás lidé hledají

Odkaz na rezervaci patří na web, do popisu profilu na Instagramu a do firemního profilu na Googlu. Ten umí zobrazit tlačítko pro rezervaci s Vaším vlastním odkazem. Stačí ho přidat v úpravě profilu (nápověda Googlu).

6. Vyzkoušejte si to jako klient

Než rezervace spustíte, projděte je sami, nejlépe na mobilu. Zarezervujte si termín, zrušte ho, zkuste si vybrat čas, který by neměl být volný. Za pár minut tak najdete chyby, na které by jinak narazili Vaši klienti.

7. Řekněte o nich stálým klientům

Při další návštěvě, v příspěvku na sítích nebo na kartičce u pokladny. Lidé si na novou možnost obvykle rychle zvyknou, jen o ní musí vědět.

Na co si dát pozor

Možnost objednat se po telefonu můžete zachovat. Někteří klienti jí budou dávat přednost a to je v pořádku. Online rezervace jim jen dá další možnost.

Ptejte se jen na to, co opravdu potřebujete, typicky jméno, telefon a e-mail. Rezervační systém zpracovává osobní údaje, takže na webu nesmí chybět informace o jejich zpracování.

A hlídejte si, aby systém a Váš skutečný kalendář byly pořád stejné. Termín domluvený po telefonu zapište také do systému, aby ho nenabízel dalším klientům. Nejjednodušší je propojit systém s kalendářem, který opravdu používáte.

Časté otázky